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¿Qué es un Software de Gestión documental y como puede beneficiarme?

Hoy en día, que tu empresa tenga un buen Software de gestión documental es imprescindible sin importar al sector al que te dediques. Con este tipo de Software, lo que buscamos es optimizar el tiempo de cada uno de los empleados, una buena organización de los documentos y que gracias a ellos se obtenga una gran rentabilidad en todos los aspectos.

¿Qué es la gestión documental empresarial?

En este caso, la gestión documental es un sistema o proceso utilizado para capturar, organizar y almacenar documentos electrónicos (PDF, docx, xls o incluso imágenes).

Este tipo de sistemas te permite localizar y obtener de manera rápida y sencilla cualquier documento almacenado, además de garantizar la seguridad de sus datos, accesibilidad y control para evitar cualquier tipo de acceso no autorizado.

Ventajas de implantar un Software de gestión documental en tu empresa

Dependiendo de la naturaleza y tamaño de tu negocio, puedes elegir la solución que más te convenga, es decir, que solo se dediquen a almacenar, en nube, en red, mixtas… existe un abanico de posibilidades en el mercado.

Ahorro de espacio de almacenamiento

Parece una tarea complicada, sobre todo si nunca has digitalizado todos tus documentos anteriormente. Pero esta es una de las ventajas de tener este tipo de Software, puedes ahorrar mucho espacio y costes. Al no tener los documentos en espacio físico, ahorrarás en costes de recursos necesarios para ello, es decir, una estantería, alquiler de un despacho para los documentos, etc…

Búsqueda mas sencilla y rápida de los documentos

Imagínate que tienes que buscar un documento en concreto dentro de un montón de carpetas en la oficina, duro, ¿verdad?, pues con este tipo de sistemas, agilizamos la búsqueda, ya que estos tipos de Software, suelen llevar filtros para que la búsqueda sea más óptima y más rápida. Con esto ahorraremos mucho tiempo y ese empleado que se dedica a buscar archivos, tardara menos y será más eficiente, con lo que respecta a rendimiento y coste económico.

Control de acceso a los datos

Con estos sistemas, solo acceden a los datos los usuarios que tú creas oportunos, ni uno más, ni uno menos. Puedes permitir y denegar accesos en función de las necesidades de tu empresa y así poder evitar dolores de cabeza, sobre quien almaceno, que y quien realizo alguna tarea, lleva el control de todos los accesos.

Mayor seguridad de tus datos

La seguridad documental es muy importante para cualquier empresa, da igual el tamaño y a lo que se dediquen. Proteger la confidencialidad de los documentos, debe de estar en tus prioridades a la hora de escoger un gestor documental.

En deSoft, valoramos mucho el ahorro de tiempo y costes que pueda tener tu empresa a la hora de digitalizar toda la documentación de la misma, por ello, te ofrecemos nuestro software de gestión documental, totalmente integrado en nuestro ERP dSWin, solo tienes que contactar con nosotros y te daremos toda la información necesaria para que puedas ir un pasito por delante, nosotros te acompañaremos en todo el proceso.

¿Hablamos?

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La importancia de un Software de trazabilidad


En el mundo de la logística, algunos sectores por legislación y confianza del consumidor necesitan un control exhaustivo del rastro de un producto, como son, por ejemplo, las industrias alimentarias. A este control de cada uno de los productos utilizados desde su elaboración hasta su entrega al cliente se le llama trazabilidad.

Un software de trazabilidad es una herramienta que permite llevar un control seguro y ágil del proceso de elaboración de un producto o lote en cada una de sus etapas.

¿Qué es la trazabilidad y por que es tan importante?


La AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial) define como trazabilidad a ‘el conjunto de procedimientos preestablecidos y autosuficientes que permiten conocer el histórico, la ubicación y la trayectoria de un producto o lote de productos a lo largo de la cadena de suministros en un momento dado, a través de unas herramientas determinadas’.

La trazabilidad abarca dos tipos:

  • Trazabilidad interna: Se trata de obtener el rastro de todos los procesos productivos realizados dentro de la empresa. Desde la recepción de mercancía, hasta el almacenaje y conservación.
  • Trazabilidad externa: Consiste en la externalización de los datos de los productos una vez abandona las instalaciones para su distribución y venta.

En este sector este control es completamente obligatorio por seguridad sanitaria.

La importancia del uso de un Software de trazabilidad


Con un sistema informatizado de trazabilidad controlamos todo el ciclo de vida del producto, desde su recepción a nuestras instalaciones, fabricación, almacenaje y distribución.

Conocemos quien nos vendió el producto y a la empresa a la que se lo hemos distribuido.

El objetivo final será permitir localizar un producto en mal estado, defectuoso, mal manipulado o cualquier tipo de deformación y evitar que esto se repita.

El rastro o la traza que va dejando un producto desde que se elabora a partir de sus materias primas hasta que se distribuye es lo que denominamos trazabilidad.

Beneficios que aporta un Software de Trazabilidad

  1. Proporciona información en la empresa para facilitar el control de procesos, la gestión de productos y su distribución.
  2. Contribuir en el control de calidad del producto y en la satisfacción del cliente.
  3. Servir de apoyo cuando surgen problemas, facilitando la localización, inmovilización y en su caso, retirada eficaz y selectiva del producto.
  4. Promueve la seguridad comercial de los productos de una empresa.
  5. Cumplir con la legislación vigente.
  6. Realizar informes de manera automática.

dSWin.Net como solución de Software de Trazabilidad


Como has podido comprobar, tener un Software de Trazabilidad te aportará grandes beneficios para mejorar tu negocio y destacar sobre la competencia.

Queremos ofrecerte la mejor solución para que se adapte a ti y a tu empresa y poder así cubrir tus necesidades. Rellena nuestro formulario para poder solicitar una demostración personalizada totalmente gratuita, a partir de ahí, comentamos tus necesidades y las opciones que te podemos dar para solventarlas de manera rápida y eficaz.

¿Tienes más dudas? Déjate aconsejar por nuestro equipo de expertos, no te costará ni un solo euro el asesoramiento.

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