Hoy en día, que tu empresa tenga un buen Software de gestión documental es imprescindible sin importar al sector al que te dediques. Con este tipo de Software, lo que buscamos es optimizar el tiempo de cada uno de los empleados, una buena organización de los documentos y que gracias a ellos se obtenga una gran rentabilidad en todos los aspectos.
¿Qué es la gestión documental empresarial?
En este caso, la gestión documental es un sistema o proceso utilizado para capturar, organizar y almacenar documentos electrónicos (PDF, docx, xls o incluso imágenes).
Este tipo de sistemas te permite localizar y obtener de manera rápida y sencilla cualquier documento almacenado, además de garantizar la seguridad de sus datos, accesibilidad y control para evitar cualquier tipo de acceso no autorizado.
Ventajas de implantar un Software de gestión documental en tu empresa
Dependiendo de la naturaleza y tamaño de tu negocio, puedes elegir la solución que más te convenga, es decir, que solo se dediquen a almacenar, en nube, en red, mixtas… existe un abanico de posibilidades en el mercado.
Ahorro de espacio de almacenamiento
Parece una tarea complicada, sobre todo si nunca has digitalizado todos tus documentos anteriormente. Pero esta es una de las ventajas de tener este tipo de Software, puedes ahorrar mucho espacio y costes. Al no tener los documentos en espacio físico, ahorrarás en costes de recursos necesarios para ello, es decir, una estantería, alquiler de un despacho para los documentos, etc…
Búsqueda mas sencilla y rápida de los documentos
Imagínate que tienes que buscar un documento en concreto dentro de un montón de carpetas en la oficina, duro, ¿verdad?, pues con este tipo de sistemas, agilizamos la búsqueda, ya que estos tipos de Software, suelen llevar filtros para que la búsqueda sea más óptima y más rápida. Con esto ahorraremos mucho tiempo y ese empleado que se dedica a buscar archivos, tardara menos y será más eficiente, con lo que respecta a rendimiento y coste económico.
Control de acceso a los datos
Con estos sistemas, solo acceden a los datos los usuarios que tú creas oportunos, ni uno más, ni uno menos. Puedes permitir y denegar accesos en función de las necesidades de tu empresa y así poder evitar dolores de cabeza, sobre quien almaceno, que y quien realizo alguna tarea, lleva el control de todos los accesos.
Mayor seguridad de tus datos
La seguridad documental es muy importante para cualquier empresa, da igual el tamaño y a lo que se dediquen. Proteger la confidencialidad de los documentos, debe de estar en tus prioridades a la hora de escoger un gestor documental.
En deSoft, valoramos mucho el ahorro de tiempo y costes que pueda tener tu empresa a la hora de digitalizar toda la documentación de la misma, por ello, te ofrecemos nuestro software de gestión documental, totalmente integrado en nuestro ERP dSWin, solo tienes que contactar con nosotros y te daremos toda la información necesaria para que puedas ir un pasito por delante, nosotros te acompañaremos en todo el proceso.
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