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Hoy en día, que tu empresa tenga un buen Software de gestión documental es imprescindible sin importar al sector al que te dediques. Con este tipo de Software, lo que buscamos es optimizar el tiempo de cada uno de los empleados, una buena organización de los documentos y que gracias a ellos se obtenga una gran rentabilidad en todos los aspectos.

¿Qué es la gestión documental empresarial?

En este caso, la gestión documental es un sistema o proceso utilizado para capturar, organizar y almacenar documentos electrónicos (PDF, docx, xls o incluso imágenes).

Este tipo de sistemas te permite localizar y obtener de manera rápida y sencilla cualquier documento almacenado, además de garantizar la seguridad de sus datos, accesibilidad y control para evitar cualquier tipo de acceso no autorizado.

Ventajas de implantar un Software de gestión documental en tu empresa

Dependiendo de la naturaleza y tamaño de tu negocio, puedes elegir la solución que más te convenga, es decir, que solo se dediquen a almacenar, en nube, en red, mixtas… existe un abanico de posibilidades en el mercado.

Ahorro de espacio de almacenamiento

Parece una tarea complicada, sobre todo si nunca has digitalizado todos tus documentos anteriormente. Pero esta es una de las ventajas de tener este tipo de Software, puedes ahorrar mucho espacio y costes. Al no tener los documentos en espacio físico, ahorrarás en costes de recursos necesarios para ello, es decir, una estantería, alquiler de un despacho para los documentos, etc…

Búsqueda mas sencilla y rápida de los documentos

Imagínate que tienes que buscar un documento en concreto dentro de un montón de carpetas en la oficina, duro, ¿verdad?, pues con este tipo de sistemas, agilizamos la búsqueda, ya que estos tipos de Software, suelen llevar filtros para que la búsqueda sea más óptima y más rápida. Con esto ahorraremos mucho tiempo y ese empleado que se dedica a buscar archivos, tardara menos y será más eficiente, con lo que respecta a rendimiento y coste económico.

Control de acceso a los datos

Con estos sistemas, solo acceden a los datos los usuarios que tú creas oportunos, ni uno más, ni uno menos. Puedes permitir y denegar accesos en función de las necesidades de tu empresa y así poder evitar dolores de cabeza, sobre quien almaceno, que y quien realizo alguna tarea, lleva el control de todos los accesos.

Mayor seguridad de tus datos

La seguridad documental es muy importante para cualquier empresa, da igual el tamaño y a lo que se dediquen. Proteger la confidencialidad de los documentos, debe de estar en tus prioridades a la hora de escoger un gestor documental.

En deSoft, valoramos mucho el ahorro de tiempo y costes que pueda tener tu empresa a la hora de digitalizar toda la documentación de la misma, por ello, te ofrecemos nuestro software de gestión documental, totalmente integrado en nuestro ERP dSWin, solo tienes que contactar con nosotros y te daremos toda la información necesaria para que puedas ir un pasito por delante, nosotros te acompañaremos en todo el proceso.

¿Hablamos?

A raíz de la pandemia de COVID-19, la digitalización de los negocios ha crecido a pasos agigantados, si es verdad que muchas de estas ha sido por necesidad y otras muchas lo han visto una oportunidad de mercado. Pero aún hay personas que piensan que esto no será más que una fase temporal y que todo volverá a la “normalidad” que había antes.

Para este grupo que aún no ha decidido dar el paso, este post le argumentara algunas razones sobre porque es tan importante la digitalización de tu negocio hoy en día:

1. Mejora la eficiencia de tu negocio

Digitalizando tu negocio, permitirás tener análisis más precisos de la gestión de tu empresa, ya sea con un ERP o Software de Análisis entre otros, podrás minimizar los fallos y poder solventarlos de manera rápida y eficaz.

2. Ampliar tus horizontes

Para crecer, hay que ampliar mercados y horizontes, es decir, dejar de pensar de manera local y empezar a pensar de manera global. Estar en internet, es un escaparate al mundo, si no estás en Internet, como dice Bill Gates, “tu empresa no existe”.

3. Mejora la relación con tu cliente

Hoy en día, el cliente es el centro de todo negocio y los estudios así lo demuestran. Tener información de tu cliente, es fundamental, el poder almacenarlo y encontrarlo de manera rápida y eficaz, hará que el cliente se sienta como en casa cuando está entablando una relación comercial contigo.

4. Reduce los costes de tu negocio

A mayor rapidez, mayor competitividad y mejores resultados, el tener digitalizado tu negocio, hará que todo vaya más rápido, lo que conlleva que en el mismo rango de tiempo, tengamos más productividad en nuestro negocio, con lo que un proceso tendrá menos coste para nuestra empresa.

5. Mejora la imagen de marca y reputación digital

La reputación digital es la opinión que los demás tienen de ti, se puede trabajar y mejorar, para que tu imagen de marca sea más profesional, ya sea en redes sociales o con tu propia web corporativa.

En deSoft, ayudamos a todas las empresas a realizar este cambio digital, ya sea con nuestro ERP, diseños web, ciberseguridad y un largo abanico de productos que te ofrecemos.

También somos agentes digitalizadores al programa Kit Digital, con los que el estado está subvencionando con hasta 12.000 € a las empresas.

¿Necesitas un cambio en tu empresa? Contacta con nosotros y te asesoraremos .

Estamos en la época de la digitalización y ello conlleva que toda la documentación y procesos relacionados con el cliente pasen a estar informatizados y empecemos a desprendernos de todos esos papeles que circulan por la oficina.

En el día de hoy os contamos que aspectos tenéis que tener en cuenta a la hora de elegir un ERP como por ejemplo dsWIN.

1. Elegir un Software que se adapte a las necesidades específicas de la empresa, es decir, que pueda cumplir con todos sus objetivos de manera eficaz. Hay que tener en cuenta que no todas las empresas son iguales y que todos los Software de Gestión tampoco lo son.
2. Solicita una demostración personalizada, es la mejor manera de saber si el Software cumplirá con tus necesidades.
3. Debe ser fácil, práctico y útil, es decir, debe ser funcional e intuitivo.
4. Es importante tener miras hacia posibles necesidades futuras, por eso, es preferible incorporar un software que te permita adaptarte a ellas.
5. Este programa, debe adaptarse completamente a la empresa con opciones específicas, además de funciones elementales y necesarias para cualquier empresa.
6. Que el Software sea capaz de desarrollar diferentes tipos de actividades entre distintos tipos de miembros de la empresa en base a un mismo proyecto.
7. A la hora de adquirir un Software de tal magnitud, resulta fundamental contar con un tipo de asistencia determinada, de forma que podamos resolver cualquier duda posible sobre su manejo, la atención al cliente en este aspecto es fundamental.

En deSoft nuestro ERP dSWin.Net te ofrece un amplio abanico de posibilidades para la gestión de su negocio.

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